Qué es este documento
Es el contrato que exige el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos cuando alguien trata datos personales por cuenta de otro. Obliga a las dos partes desde el momento en que la protectora lo acepta.
- La protectora es la responsable de los datos de las personas que se relacionan con ella a través de Pets: quien presenta una candidatura, quien acoge un animal, quien forma parte de su equipo. Decide qué pregunta, qué guarda, para qué y durante cuánto tiempo.
- Nosotros somos el encargado: guardamos esos datos, se los enseñamos a quien la protectora autoriza y no hacemos nada más con ellos.
De los datos de la cuenta con la que cada persona entra, de su perfil de adoptante antes de que lo envíe a una protectora y de su aportación como tripulante respondemos nosotros como responsables. Eso no lo regula este documento sino la política de privacidad, en la sección «Dos papeles distintos».
Este encargo se lee junto a las condiciones de uso, de las que forma parte. Si algo de aquí choca con ellas, manda este documento en lo que toca a datos personales.
Quién es cada parte
Responsable del tratamiento: la protectora. La organización que fue dada de alta en Pets, con el nombre y los datos de contacto que puso en su solicitud. Actúa por ella quien administra la protectora en el panel, o quien esa persona designe.
Encargado del tratamiento:
- Germán Ezequiel Laso Andino, libero professionista, que opera bajo el nombre comercial ProfBlu.
- Partita IVA: 04702090988.
- Codice fiscale: LSNGMN88S04Z600M.
- Actividad profesional no inscrita en el Registro delle Imprese (sin número REA).
- Domicilio de contacto: Via della Sega 1, 38080 Verdesina, Porte di Rendena (TN), Italia.
- Correo para este contrato: legal@profblu.com. Para cualquier asunto de datos, privacidad@profblu.com.
No hay delegado de protección de datos designado: la ley no lo exige para una actividad de este tamaño.
Dónde y cuándo se acepta
Este encargo se acepta en el panel de Pets, en Configuración → Protectora, en la tarjeta «Protección de datos», con una cuenta que pueda administrar la configuración de la protectora. Hasta que se acepta, el panel lo recuerda en esa misma tarjeta.
De esa aceptación guardamos tres cosas, y sólo tres: la fecha y la hora, la versión de este documento —que es su fecha de revisión, la que aparece arriba— y quién lo aceptó. La tarjeta lo enseña después; es la prueba de que el contrato existe y de qué texto se aceptó.
Cuando cambiemos este documento lo avisaremos con antelación, y la nueva versión se acepta del mismo modo. La tarjeta dice qué versión está aceptada y cuál está vigente.
Objeto, naturaleza y duración
- Objeto: prestar Pets a la protectora —publicar sus animales, recibir interés y candidaturas, tramitarlas y organizar sus cuidados y acogidas— y, para poder prestarlo, tratar los datos personales que entran por ese camino.
- Naturaleza y finalidad: sólo las operaciones que hacen falta para que la herramienta funcione. Recoger lo que las personas candidatas envían y lo que el equipo escribe, conservarlo, organizarlo, mostrarlo a quien la protectora autoriza, modificarlo cuando ellos lo modifican y borrarlo cuando nos piden un borrado. Ninguna más.
- Duración: mientras la protectora tenga Pets activo. Empieza el día en que se acepta y termina cuando la protectora se da de baja, cuando dejamos de prestar el servicio o cuando cualquiera de las dos partes lo termina según lo que dice más abajo.
Qué datos, y de quién
Categorías de personas afectadas:
- Las personas candidatas: quien muestra interés por un animal de la protectora y quien le presenta una candidatura.
- Las personas que acogen un animal de la protectora.
- Las personas del equipo de la protectora, en cuanto aparecen ligadas a esos datos: quien escribe un mensaje, quien evalúa, quien registra una entrega de material.
Categorías de datos, tal como los recoge la aplicación:
- De quien muestra interés: que le interesa un animal concreto, cuándo lo dijo y en qué quedó.
- De quien presenta una candidatura, la copia de su perfil de adoptante tal como estaba al enviarla: tipo de vivienda, si tiene espacio exterior, si le permiten animales, número de personas adultas y de menores en casa, experiencia previa y otros animales, preferencias, y lo que haya escrito en los campos libres; y sus respuestas al cuestionario de la protectora.
- Los mensajes entre la persona candidata y la protectora.
- Las citas: tipo, fecha, lugar, quién asiste y las notas del resultado.
- Los documentos que la protectora pide aceptar y el registro de su aceptación.
- La evaluación de cada candidatura y las notas internas del equipo.
- Las aportaciones que la protectora anota como recibidas.
- De los hogares de acogida: quién es la persona de referencia, la capacidad, con qué animales es compatible y las notas del equipo.
Pets no pide categorías especiales de datos del artículo 9 del RGPD. Los campos libres —las notas, los mensajes, la evaluación— los escribe la gente: la protectora se compromete a no usarlos para anotar datos de salud, creencias u otra información sensible de una persona. Los datos sanitarios que Pets guarda son los de los animales.
No tratamos por cuenta de la protectora datos de pago: Pets no cobra nada, y lo que se anota como aportación es un apunte.
Sólo hacemos lo que la protectora nos manda
Tratamos esos datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas de la protectora. Sus instrucciones son este contrato, las condiciones de uso y cada cosa que su equipo hace en el panel y en la aplicación: corresponder a un interés, avanzar o rechazar una candidatura, escribir un mensaje, cerrar un caso o pedirnos un borrado.
Por tanto:
- No usamos los datos de la protectora para nada propio. Ni analítica, ni publicidad, ni perfilado, ni entrenar modelos, ni cederlos o venderlos a nadie. En el código no hay nada que lo haga.
- No los transferimos fuera del Espacio Económico Europeo salvo en lo que dice la lista de sub-encargados de más abajo.
- Si una ley de la Unión o de un Estado miembro nos obliga a tratar de otro modo, se lo diremos a la protectora antes de hacerlo, salvo que esa misma ley lo prohíba.
- Si una instrucción de la protectora nos parece contraria al RGPD, se lo diremos.
Confidencialidad
Quien tiene acceso a estos datos está obligado a confidencialidad, y esa obligación sigue viva después de que termine el encargo. Hoy el acceso técnico a la base de datos lo tiene una sola persona, el titular de ProfBlu. Si mañana hay más, firmarán confidencialidad antes de tener acceso y accederán sólo a lo que su trabajo exija.
Dentro de la protectora, quién ve qué lo decide ella con los papeles que reparte: administración, equipo de cuidados, equipo de adopciones y sólo lectura. Nosotros hacemos cumplir ese reparto; no elegimos por ella.
Medidas de seguridad
Las que hay de verdad, no una lista de catálogo:
- Todo el tráfico va cifrado con TLS, el de la aplicación y el del panel.
- Las protectoras están aisladas entre sí: cada dato lleva la protectora a la que pertenece, y pedir con la sesión de una un dato de otra no devuelve el dato.
- El acceso depende del papel de cada persona dentro de su protectora.
- El registro de auditoría anota cada cambio sin identificadores en claro: la persona y el animal aparecen como un seudónimo calculado con una clave que sólo tiene el servidor.
- Las fotos se guardan en el almacenamiento de objetos de Hetzner en Núremberg y se sirven con enlaces firmados que caducan a los quince minutos.
- Las credenciales de sesión del teléfono viven en el almacén seguro del propio teléfono.
Y lo que no hay, para que nadie lo dé por supuesto: no ciframos campo a campo dentro de la base de datos, no hay una certificación externa de seguridad y Pets funciona hoy en un entorno de demostración sin copias de seguridad programadas. Hasta que eso cambie —y este documento lo dirá con su fecha— no deben cargarse datos de personas reales.
Sub-encargados
La protectora nos autoriza de forma general a servirnos de otras empresas para prestar el servicio. Esta es la lista completa a día de hoy:
- Hetzner Online GmbH — alojamiento del servidor, de la base de datos y de las fotos, en Alemania. Dentro del EEE.
- Expo, Inc. — relevo de las notificaciones al teléfono, cuando están activadas: recibe el identificador del dispositivo y el texto del aviso para entregárselo a Apple o a Google. Está en Estados Unidos y va con las garantías del capítulo V del RGPD (cláusulas contractuales tipo).
- Apple Inc. y Google LLC — cuando la aplicación se distribuya por sus tiendas, como tiendas y como quienes entregan las notificaciones. No acceden a la base de datos de la protectora.
- Anthropic, PBC — sólo si alguien del equipo de la protectora usa el asistente del panel: lo que esa persona le escribe y lo que el asistente consulta para contestar pasa por su modelo, en Estados Unidos, con las garantías del capítulo V. Quien no usa el asistente no envía nada.
Con cada uno se mantienen las mismas obligaciones de protección de datos que este contrato impone, y respondemos ante la protectora de lo que hagan igual que si lo hubiéramos hecho nosotros.
Si vamos a cambiar la lista lo avisaremos a quien administra la protectora, por correo y dentro del panel, con al menos treinta días de antelación. Dentro de ese plazo puede oponerse por escrito. Si se opone y no hay otra manera razonable de prestar el servicio, cualquiera de las dos partes puede terminar este encargo sin coste ni penalización.
Ayuda con los derechos de las personas
Los derechos de una persona candidata sobre lo que la protectora guarda de ella —acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición y limitación— se ejercen ante la protectora, que es la responsable. Nuestro trabajo es que pueda atenderlos:
- La protectora consulta la candidatura completa, con su historial, desde el panel.
- La persona candidata puede retirar su candidatura o su interés desde la aplicación. Retirarla cierra el proceso; no borra lo ya guardado.
- El borrado definitivo de los datos de una persona se nos pide a privacidad@profblu.com y lo hacemos nosotros, a instrucción de la protectora.
Si una petición nos llega a nosotros, no la contestamos por cuenta de la protectora: se la trasladamos sin dilación indebida y le ayudamos con lo que haga falta. Sólo contestamos directamente la parte que toca a los datos de la cuenta.
También ayudamos a la protectora, con la información que tenemos, si necesita hacer una evaluación de impacto o consultar a la autoridad de control.
Si hay una brecha de seguridad
Si detectamos una violación de seguridad que afecte a los datos de la protectora, se lo diremos sin dilación indebida en cuanto la conozcamos, al correo de quien la administra. Le contaremos lo que sepamos: qué ha pasado, a qué datos y a cuánta gente afecta, qué consecuencias prevemos y qué estamos haciendo.
Las 72 horas para notificar a la autoridad de control corren para la protectora, que es la responsable; nuestra obligación es avisarle a tiempo y darle lo que necesite para cumplir ese plazo.
Información y comprobación
La protectora puede pedirnos por escrito la información necesaria para comprobar que cumplimos este contrato, y se la damos en el plazo de un mes. Puede además pedir una auditoría; se acuerda con antelación razonable, no más de una vez al año salvo que haya habido un incidente, se hace sin poner en riesgo los datos de otras protectoras y corre por cuenta de quien la pide.
Qué pasa cuando esto termina
Esto es lo que pasa de verdad:
- Al dar de baja la protectora se cierra el acceso de su equipo al panel y a la aplicación. Los datos no se borran solos: quedan guardados e inactivos. Los animales publicados tampoco se retiran solos: conviene despublicarlos antes de la baja, o pedírnoslo.
- La devolución y el borrado son a petición. Hoy el panel no tiene una exportación completa: la protectora nos pide sus datos a privacidad@profblu.com desde el correo de quien la administra y se los entregamos en un formato legible. Con la misma petición, o con otra, los borramos.
- Los plazos de conservación por clase de dato están redactados y pendientes de aprobación. Mientras no se aprueben no hay borrado automático: la protectora decide cuánto conserva y nos lo indica.
- Se conserva lo que la ley obligue a conservar y el registro de que este encargo fue aceptado, con su fecha y su versión, que es la prueba de que el contrato existió.
Lo que le toca a la protectora
Como responsable, la protectora se compromete a:
- Tener una base jurídica para lo que pregunta y guarda, y preguntar sólo lo que necesita para decidir una adopción.
- Informar a las personas candidatas de qué guarda de ellas, para qué y durante cuánto tiempo, y enseñarles esta información y la política de privacidad.
- No usar los campos libres para anotar datos sensibles de una persona.
- Tener permiso para cada foto que publica, y registrarlo.
- Dar sus instrucciones por los cauces del producto y de este contrato, y que sean lícitas.
- Cuidar los accesos de su equipo: dar a cada persona el papel que le corresponde, retirárselo cuando deja de colaborar y no compartir contraseñas. Lo que haga quien entra con una credencial de la protectora es de la protectora.
Responsabilidad
Cada parte responde de lo suyo: la protectora de lo que decide tratar y de las instrucciones que da, y nosotros de cumplir este contrato y de lo que hagan nuestros sub-encargados. Ninguna de las dos responde de lo que la otra haga por su cuenta.
Cambios en este encargo
Si cambiamos este documento, cambiamos su fecha de revisión y lo avisamos con antelación suficiente, dentro del panel o por correo. La versión aceptada y la fecha quedan registradas, como se dice arriba.
Ley aplicable
Se aplica la legislación italiana, que es la del domicilio del titular de ProfBlu, y el RGPD por encima de ella. Para las controversias entre la protectora y nosotros son competentes los tribunales del domicilio del titular de ProfBlu.